Ausgabenanalyse
Bei der Ausgabenanalyse greift Efficio auf eigene Technologien, Tools und Methoden für den Einkauf zurück. Diese ermöglichen Erfassung und Aufbereitung riesiger Datenmengen auf anschauliche Weise.

Daten sind heute oft über eine große Zahl von Finanz- und ERP-Systemen verteilt, die von verschiedenen Unternehmensteilen an mehreren Standorten genutzt werden. Auch das Einkaufsteam selbst ist oft dezentral verortet. Zudem verhalten sich viele Mitarbeiter nicht-compliant, Maverick Buying ist an der Tagesordnung.

Efficio ermöglicht durch Datenstrukturierung und -analyse tiefgehende Einblicke in Warengruppen und Lieferanten auf mehreren Ebenen, wobei Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und angereichert werden. Einsparmöglichkeiten werden so transparent und Leistungen nachverfolgbar.

Mit Hilfe der Ausgabenanalyse von Efficio können Sie:

  • Den Einkaufsprozess selbst steuern und kontrollieren
  • Durch Rationalisierung des Lieferantenstamms Einsparmöglichkeiten erkennen
  • Von Einsparmöglichkeiten profitieren, die sich aus Wachstumssteigerungen und einem effizienteren Einkauf ergeben
  • Nicht-konforme, unzulässige bzw. vom Vertrag abweichende Aktivitäten unterbinden
  • Einkaufsleistung und Verbesserungen protokollieren und überprüfen

Wir vereinbaren zunächst eine Standardklassifizierung in Form eines „Baums“ mit mehreren Verzweigungen, die Warengruppen und Einzelbestellungen umfassen. Ein Zweig könnte z.B. sein: indirekte Ausgaben > IT > Hardware > Laptops.

Auf dieser Grundlage können wir alle Datenquellen der verschiedenen Systeme identifizieren, aus denen Daten in einen Spend Cube (Ausgabenwürfel) übernommen werden sollen. Die Daten werden bereinigt und verifiziert, z.B. wenn es für eine Eingabe verschiedene Bezeichnungen oder für denselben Lieferanten mehrere Handelsnamen gibt. Das Team importiert auch zusätzliche Daten, etwa Baselines, Budgets, Vertragsdaten, vereinbarte Honorare und Lieferantendaten.

Maßgeschneiderte Tools

Nach Einrichtung der detaillierten Datenzusammenstellung ermöglicht unsere eFlow-Plattform eine regelmäßige Aktualisierung des Spend Cubes, z.B. durch automatische Identifizierung wiederholt beauftragter Lieferanten.

Mit Hilfe des Ausgabenanalyse-Moduls in eFlow und unter Verwendung unseres Tableau-Visualisierungstools können Sie die jeweilige entsprechende Ebene des Spend Cubes betrachten. Es lassen sich ganz einfach nach Bedarf des Nutzers individuell angepasste Dashboards erstellen. Ihre Mitarbeiter schulen wir entsprechend.

Das Tool ermöglicht Ihnen:

  • Einsparmöglichkeiten zu erkennen
  • Budgets und Ergebnisse zu vergleichen
  • Compliance zu überwachen
  • Zu überprüfen, ob geplante Einsparungen erreicht wurden

Dank der Ausgabenanalyse der eFlow-Plattform von Efficio konnten wir Fujitsus Ausgaben für den globalen Einkauf zum ersten Mal detailliert betrachten. Bis dahin war dies aufgrund der Komplexität unseres Unternehmens und der großen Zahl der bei uns in Betrieb befindlichen ERP-Systeme eine ziemliche Herausforderung. Das Tool zur Ausgabenanalyse ist einfach und intuitiv zu benutzen und hilft dabei, Möglichkeiten des Einkaufs zu entdecken

Mikko Kivisto, Country Procurement, Corporate Purchasing Unit bei Fujitsu

Unsere Expertise

Efficio begleitet für seine Klienten jedes Jahr über 30 Ausgabenanalysen, die über 100 Milliarden Pfund externe Ausgaben abdecken. Die Bandbreite unserer Klienten reicht von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Großkonzernen, darunter Portfolio-Investoren aus dem Private-Equity-Bereich.

Ein bedeutender Klient ist zum Beispiel Fujitsu: 47 Geschäftseinheiten in 100 Ländern und vier Regionen, mit vier ERP-Systemen und Millionen von Transaktionsdatensätzen für Ausgaben in Höhe von 3 Milliarden US-Dollar. Wir haben Fujitsu bei der Aufstellung einer Prioritätenliste für Einsparmöglichkeiten unterstützt und detaillierte Erkenntnisse über die einzelnen Warengruppen ermöglicht – als Grundlage für bessere Einkaufsstrategien. Accudyne aktualisiert monatlich seinen Spend-Cube, der 600 Millionen US-Dollar, 7 Länder und über 10 Systeme abbildet. COOP Denmark (60 Milliarden dänische Kronen) aktualisiert seinen Spend Cube immerhin vierteljährlich.

Die Ausgabenanalyse ist ein entscheidendes Element für mehr Wertschöpfung. Auch bei potenziellen Klienten sollte dieser Ansatz eine zentrale Rolle spielen.