DSGVO Vertragsanpassung
Laufen Verträge mit Lieferanten aus, werden sie normalerweise individuell neu verhandelt. Es gibt allerdings auch Situationen, in denen Unternehmen dazu gezwungen sind, den Großteil aller Lieferantenverträge gleichzeitig zu überarbeiten – typischerweise aufgrund von finanziellen, technologischen oder regulatorischen Veränderungen, wie der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO).

Die Herausforderung liegt dabei vor allem in der großen Anzahl der Lieferantenverträge, die bearbeitet werden müssen. Häufig muss dies innerhalb eines begrenzten zeitlichen Rahmens erfolgen, während parallel ein ununterbrochener Geschäftsbetrieb sichergestellt werden muss.

Efficio verfügt über weitreichende Erfahrung, gemeinsam mit Unternehmen Prozesse zur umfangreichen Vertragsanpassung aufzusetzen. Unser Ansatz beinhaltet die Leitung von komplexen Verhandlungen mit Lieferanten, um für unsere Klienten die gewünschten Ergebnisse hinsichtlich der Vertragsbeziehungen zu erzielen.

DSGVO Vertragsanpassung – Hintergrund

Verträge mit Lieferanten, die Zugriff auf personenbezogene Daten von EU-Bürgern haben, müssen vor Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO/GDPR) im Mai 2018 überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Compliance-Verstöße könnten zu massiven Strafen führen.

Betroffen sind nicht nur Unternehmen, die ihren Hauptsitz innerhalb der Europäischen Union haben, sondern grundsätzlich alle Firmen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. In der Praxis bedeutet dies, dass nahezu alle global agierenden Unternehmen auf die eine oder andere Weise Berührungspunkte zu den DSGVO-Bestimmungen haben. Wir unterstützen Unternehmen bei den notwendigen Prozessen, um zu gewährleisten, dass sämtliche Lieferantenverträge EU-DSGVO-konform sind.

Unser Vorgehen zur DSGVO Vertragsanpassung

Der erste Schritt einer Strategie zur Vertragsanpassung besteht darin, herauszufinden und zusammenzustellen, welche Verträge genau betroffen sind. Dies ist speziell dann schwierig, wenn die Informationen innerhalb der Vertragsdatenbank des Unternehmens nicht aktuell sind oder teilweise auch fehlen.

Die Verträge sollten anschließend kategorisiert werden, wobei diejenigen Lieferanten Priorität erhalten, die als geschäftskritisch eingestuft werden. Eine dezidierte Strategie für jede Kategorie ist hilfreich, um festzulegen, wie die Verträge behandelt werden. Gleichzeitig wird dadurch bereits ein eventuell folgender Verhandlungsprozess unterstützt. Der genaue Umgang mit Verträgen kann je nach Sachlage sehr unterschiedlich ausfallen. Die Spanne reicht von Novation aufgrund von Veränderungen bei bestimmten Klauseln über die Kündigung des Kontrakts bis dahin, den Vertrag einfach bestehen zu lassen, weil keine Anpassungen erforderlich sind.

Wenn entsprechende Strategien zur Bearbeitung von Verträgen eingeführt wurden, ist es an der Zeit, sich mit den Lieferanten in Verbindung zu setzen, um die neuen Geschäftsbedingungen zu vereinbaren. Falls das vorgeschlagene Verfahren abgelehnt wird, sind vertragliche Verhandlungen erforderlich, um eine geeignete Vereinbarung zu erzielen.

Unsere Erfahrung in der Vertragsanpassung

Efficio bietet Unternehmen, die sich auf die DSGVO-Bestimmungen vorbereiten möchten, umfangreiche Unterstützung an, die von Beratungsleistungen über Workshops bis hin zur konkreten Vertragsanpassung und kompletten Programmen zur Vertragssanierung reicht. Für diese Zwecke haben wir praxisbewährte Instrumente, Prozesse und Methoden entwickelt, die schnelle, gut strukturierte Arbeitsabläufe ermöglichen – eine wichtige Voraussetzung, gerade angesichts des nahenden Stichtags. Unsere Klienten profitieren zu jedem Zeitpunkt von unserer langjährigen Expertise im Bereich der Vertragsanpassung.

Gerne informieren wir Sie im Detail und individuell darüber, wie die Einkaufsberater von Efficio Sie bei der Vorbereitung auf EU-DSGVO/GDPR unterstützen können.

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Der folgende Artikel von James Cunningham, Principal bei Efficio, erschien erstmals auf Supply Management.