Über eFlow

Unsere Technologieplattform eFlow hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir Einsparungen angehen, umsetzen und steuern.

Dieser marktführende Technologieansatz ist speziell von Efficio entwickelt worden. Eingeflossen sind Erfahrungen und besondere Expertise der Berater, deren tägliche Aufgabe es ist, Anwendern die Ergebnisverbesserung und Projektarbeit zu erleichtern.

Die herkömmliche lineare Einkaufs- und Vertragsverwaltung wird dabei in einen periodischen, geschlossenen Einkaufskreislauf umgewandelt.

Von der Ausgabenanalyse bis zum fortlaufenden Performance Management verknüpft eFlow die unterschiedlichen Aufgaben als zentrales Einkaufsdienstleistungs- und Beratungsangebot von Efficio.

Mit eFlow Spend Analytics haben wir erstmals eine detaillierte Übersicht über die weltweiten Beschaffungsausgaben von Fujitsu erhalten. Bisher war dies aufgrund unserer organisatorischen Komplexität und der Vielzahl der von uns betriebenen ERP-Systeme eine große Herausforderung.

Eine Einführung in eFlow

Schauen Sie sich das Video an, um mehr darüber zu erfahren, wie eFlow die Bereitstellung echter Ergebnisse für Ihr Unternehmen erleichtern kann.

eFlow in Zahlen

20 Mrd.

verwaltete Ausgaben

4 Mio.

Datenpunkte

100000

Lieferanten

über 50

abgeschlossene Projekte

Herausforderungen für unsere Klienten

Nachhaltigkeit

Die während der Einkaufsphase festgestellten Einsparmöglichkeiten lassen sich oft deshalb nicht vollständig realisieren, weil Nachverfolgung und Einhalten von Rahmenbedingungen eine vielfach unterschätzte komplexe Aufgabe ist. Eine weitere Schwierigkeit liegt in der Performance-Messung der Lieferanten und Warengruppen. Es gilt zu erkennen, welche Bereiche möglicherweise größere Aufmerksamkeit benötigen.

Unsere Lösung

Nachverfolgung und Validierung in Rechnung gestellter Preise und Spezifikationen anhand gesamtvertraglicher Preise, um die dem Endresultat zugutekommenden Einsparungen wirklich nachvollziehen zu können.

Bereitstellung lieferantenspezifischer Dashboards, die große Datenmengen prägnant und sinnvoll zusammenfassen, um schnelle Entscheidungen zu ermöglichen.

Effizienz

Da die von uns unterstützten Preisgestaltungsmodelle eher komplexer Natur sind, erfordern sie größeren manuellen Aufwand. Um das beste Ergebnis für unsere Klienten sicherzustellen, müssen detaillierte Daten erfasst, verarbeitet und analysiert werden, wodurch große Datenmengen generiert werden.

Unsere Lösung

Entwicklung ausgeklügelter Technologien zur Verarbeitung wachsender Datenmengen, sodass Analysen mit immer höherer Qualität, besserer Genauigkeit und zunehmender Geschwindigkeit erstellt werden können.

Bereitstellung der benötigten Ausstattung, um Analysen mit möglichst wenig Mehrarbeit wiederholen zu können

Wiederholbarkeit

Unsere Anleitungen und Empfehlungen sind nicht einfach wiederholbar, da hierfür die Weitergabe komplexer Kalkulationstabellen und Modelle nötig ist. Dies hält Klienten oft davon ab, ausgeführte Schritte später zu wiederholen und weiterzugeben.

Unsere Lösung

Die Nutzung unserer Anwendung zur Wiederholung des Einkaufsprozesses ermöglicht eine schnellere Wiederbeschaffung einer Warengruppe. Dies ist besonders relevant für Warengruppen mit vielen Verbrauchskomponenten oder Mengenänderungen.

Benchmarking

Klienten haben meist ihre „spezielle Art“, Ausgaben zu erfassen und zu kategorisieren. Dies kann den Vergleich ihrer Daten mit denen von Markt und Wettbewerbern erschweren.

Es gibt mehrere Referenzen zur Interpretation der Benchmarks für Kosten und Produktivität von Ausgabenposten.

Unsere Lösung

Speicherung aller Daten der Potenzialanalyse zur fortlaufenden Nutzung als umfassende Datenbasis, die sich zum Zweck des Benchmarkings klassifizieren lässt.

Die Expertise der Berater von Efficio ist entscheidend für die Interpretation der Rohdaten, um daraus nützliche Modelle abzuleiten.

Programm-Management-Office (PMO)

Typische Herausforderungen
  • Verantwortlichen stehen nicht immer die erforderlichen Informationen zur Verfügung, um die besten Einkaufsentscheidungen zu treffen
  • Fortschrittsberichte der verschiedenen Teams sind inkonsistent, da verschiedene Methodenansätze für Einsparungen angewandt werden
  • Gründe für Projektverzögerungen sind oft nicht nachvollziehbar
  • keine Echtzeitverarbeitung von Daten zur Nachverfolgung prognostizierter Einsparungen
  • keine Dashboard-Funktionen zur Berichterstellung für Unternehmensführung; diese kann so Fortschritte kann nicht verfolgen
Unsere Lösung
  • zentrales Dashboard zur Nachverfolgung der wichtigsten Projektmanagementaktivitäten
  • Cloud-basierte Anwendung, die Projektmanagementaktivitäten aller eFlow-Module in Echtzeit abbildet
  • automatisierter Ansatz für das Projektmanagement, sodass der manuelle Aufwand für alle Meilensteine minimal ist
  • einheitliche Verfahrensweise zur Nachverfolgung von Projekten, Einsparungen und allgemeinen Einkaufsleistungen

Ausgabenanalyse

Typische Herausforderungen
  • Ausgabenkonsolidierungen zwischen mehreren ERP-Systemen oder Ländern gestaltet sich schwierig
  • Die Klassifizierung ist oft wenig strukturiert und nur begrenzt transparent; jedes Mal wird von Neuem begonnen
  • Die Zusammenarbeit bei konsistenten Gesamtklassifizierungen sind schwierig, besonders bei mehreren Unternehmensteilen. Datenerfassung und -synthese durch unterschiedliche Personen führen zu Schwierigkeiten
  • Es gibt keine standardmäßige globale Ausgabenplattform zur Anzeige von Analysen; Analysenerstellung ist sehr zeitaufwändig
  • Endgültige Daten sind nicht so aufbereitet, dass sie nützliche Erkenntnisse liefern
Unsere Lösung
  • Uploads aus beliebig vielen Datenquellen und ERP-Systemen, um eine einfache Konsolidierung zu gewährleisten
  • eFlow gibt Empfehlungen anhand einer zuvor vorgenommenen Klassifizierung
  • Alle Regeln und Klassifizierungen sind innerhalb des Systems zugänglich
  • Die Web-basierte Plattform ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit und ist rund um die Uhr auf der ganzen Welt verfügbar
  • Die integrierte Visualisierungsplattform stellt Analysen bereit, sodass mehr Zeit für Auswertung als für Erstellung verwendet werden kann
  • Beratungssupport hilft bei Fragen zur Analyse, um entsprechende Erkenntnisse nach jeder Datenaktualisierung zu gewinnen

Warengruppenplanung

Typische Herausforderungen
  • Die zur Erstellung eines Business Case benötigten Ausgabendaten lassen sich nur schwer zusammenführen
  • inkonsistente Verfahrensweise zum Skalieren und Anzeigen von Potenzialen innerhalb des Einkaufsteams
  • keine Erfahrungswerte für prognostizierte Einsparpotenziale oder benötigte Ressourcen zur Umsetzung von Warengruppen
  • Priorisierung von Einkaufsprojekten ist im Unternehmen oft unbekannt
  • Testen verschiedener Möglichkeiten zur Gestaltung von Projekten (z. B. in Phasen) ist schwierig
Unsere Lösung
  • integrierte Lösung zusammen mit einer Ausgabenanalyse, um Grundlagen für die Business-Case-Erstellung zu vereinfachen
  • Intuitiver Workflow führt den Nutzer von Ausgangszahlen über Einsparungen und Einkauf bis hin zur Entwicklung von Szenarien für Projekte mit hohem ROI
  • Nutzung der Erfahrungen von Efficio im Rahmen der Anwendung, um das Erreichen adäquater Zielvorgaben und Fristen sicherzustellen
  • einheitliche Umgebung zum Skalieren von Einsparungen und zur Einschätzung der Ergebnisse von Einkaufsaktivitäten im Rahmen gesamter Business Cases, um eine Transparenz im gesamten Unternehmen zu gewährleisten
  • Entwicklung von Szenarien für Potenziale und Vergleich der verschiedenen Szenarien in der Anwendung

eSourcing

Typische Herausforderungen
  • eSourcing-Technologie ist nicht vorhanden oder wird als Workflow-Management-Tool verwendet
  • kommerzielle Bewertung erfolgt üblicherweise mit Hilfe fehleranfälliger Tabellenkalkulationen
  • beschränkte Analysemöglichkeiten
  • beschränkte Prüffähigkeit, da viele Prozesse (Rücksprachen, Abstimmung von Kompetenzen und Qualifikationen, Feedback, Vergabe) offline ablaufen
  • Events sind nicht wiederholbar, da die angelegte IC nicht wiederverwendbar ist
Unsere Lösung
  • Aufbewahrung aller für eine Initiative relevanten Informationen und Daten innerhalb des Einkaufsprojekts
  • Die Anwendung unterstützt Preisgestaltungsmodelle, sodass keine speziellen Tabellenkalkulationen erstellt werden müssen
  • sofortige Analyse von Lieferantenangaben bei Angebotsabgabe sowie Validierung, um die Korrektheit der Angaben sicherzustellen
  • vorkonfigurierte Szenarienanalyse (Cherry-Picks, durchschnittliche Top 3 etc.), um die Analyse der Lieferantenangaben zu beschleunigen
  • Möglichkeit gleichzeitiger Analysen von Kompetenzen und Preisen
  • Alle Informationen/Prozesse bleiben im Tool gespeichert, sodass der aktuelle Stand jederzeit nachvollziehbar ist und bei etwaigen Prüfungen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen
  • Workflows für Rücksprachen und Abstimmungen von Kompetenzen und Qualifikationen, sowie Feedback und Vergabe sind direkt in die Anwendung integriert

Lieferanten-Lifecycle-Management

Typische Herausforderungen
  • manuelle Erstellung von Verträgen durch Einkauf oder Rechtsabteilung, mit im PDF-Format angehängten Preismatrizen
  • Vertragsarchiv ist nicht vorhanden oder nicht gepflegt
  • keine Rückverfolgbarkeit abweichender Vertragsversionen
  • SRM-Aktivitäten sind nicht nachvollziehbar
  • nur sporadische Prüfung von Accounts
Unsere Lösung
  • Bestimmte Vertragsdaten, z. B. Preislisten werden direkt aus dem eSourcing übernommen, um die Vertragserstellung zu erleichtern
  • Preislisten bleiben als „Live-Daten‟ erhalten, statt nur im PDF-Format
  • Eine gemeinsame Plattform für Lieferanten und Klienten ermöglicht den direkten Austausch von Dateien, Informationen und Daten
  • Protokollierung und Verwaltung von Interaktionen mit Lieferanten zur Unterstützung aller Arten von SRM-Aktivitäten
  • Unterstützung bei der Umsetzung einer soliden Agenda für Risikomanagement und Nachhaltigkeit
  • mehr Eigenverantwortung für Lieferanten bei der Ausführung von SRM-Aufgaben

Performance Management

Typische Herausforderungen
  • Umsetzung der durch den Einkauf bestimmten Einsparmöglichkeiten lässt sich nicht nachverfolgen; keine Informationen zu tatsächlich erreichten Einsparungen
  • Leistungskennzahlen werden nicht nachverfolgt oder nicht aktiv im Rahmen des Lieferantenmanagements genutzt
  • Compliance in Bezug auf nicht im Katalog erfasste Positionen oder vertraglich nicht gebundene Lieferanten ist schwer nachverfolgbar
Unsere Lösung
  • Performance Management ermöglicht die Nachverfolgung von Ausgaben auf Artikelebene und bietet eine Verknüpfung mit der Baseline, um die tatsächlichen Einsparungen im Vergleich mit den erwarteten Einsparungen messen zu können
  • Nachverfolgung von Leistungskennzahlen (KPI) innerhalb des Systems; Dashboards zeigen nicht erreichte KPI und Lieferanten mit mangelhafter Leistung an
  • Verknüpfung mit der Ausgabenanalyse zum Aufspüren von Ausgaben, die an Lieferanten mit mangelnder Compliance gingen
  • Nachverfolgung von Einsparungen auf Artikelebene ermöglicht auch die Anzeige neuer und nicht im Katalog erfasster Artikel

eFlow ist eine einheitliche Plattform, die umfassenden Anforderungen des Einkaufs erfüllt.

Als integrierte Lösung unterstützt eFlow den gesamten Einkaufskreislauf.

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