Negotiation Factory – Einsparungen in Höhe von 20 Millionen Euro in 3 Tagen

Ein weltweit führender Verkehrsmittelhersteller wendete sich an Efficio, um Unterstützung bei der Umsetzung dringender 2-stelliger Einsparungen zu erhalten. Um diese zu erreichen, benötigte man neue Wege im Umgang mit den Lieferanten – und untereinander.

Efficio plante, konzipierte und leitete eine 3-tägige Negotiation Factory mit sorgfältig ausgewählten Lieferanten. Wir gaben dem Verhandlungsteam des Klienten während des gesamten Prozesses Anleitung und umfassende Unterstützung vor Ort.

Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen. In nur 3 Tagen wurden im Bereich technische Dienstleistungen Einsparungen in Höhe von mehr als 20 Millionen Euro erreicht – doppelt so viel wie die Zielvorgabe. Eine weitere Verhandlungsphase brachte nicht nur eine Senkung der Stundensätze für Leiharbeitskräfte um 7 % (doppelt so viel wie geplant), sondern auch eine Finanzspritze von über 1 Million Euro, die sich für das Unternehmen als essenziell herausstellte.

Unser Klient ist einer der weltweit führenden Hersteller von Massenverkehrsmitteln. In einem schwierigen, hart umkämpften Markt war das Unternehmen auf radikale Kostensenkungen angewiesen, wobei das Hauptaugenmerk darauf lag, innovative Wege zur deutlichen Senkung der indirekten Ausgaben zu finden.

Efficio arbeitete mit dem Klienten an der Planung und Durchführung einer Negotiation Factory, die Lieferanten im Rahmen einer strukturierten 3-tägigen Veranstaltung zusammenbrachte, um eine besondere Atmosphäre von Wettbewerb und Zeitdruck zu schaffen. Efficio übernahm Konzeption, Planung und Leitung der Veranstaltung. Wir vermittelten dem relativ neuen Einkaufsteam des Klienten wichtige Schlüsselqualifikationen. Unsere Berater standen als Trainer und Mentoren zur Seite, um die Verhandlungskompetenz zu stärken, so dass das Team die Verhandlungen, unterstützt von Efficio, selbst führen konnte.

Der Klient hatte keine genaue Vorstellung von den Kompetenzen und Fähigkeiten, die einzelne Lieferanten zu bieten hatten. Im Rahmen des Prozesses bestimmte Efficio die Kompetenzen der Lieferanten, um ein strategisches Lieferantenpanel aufzustellen und die Komplexität des Lieferantenstamms zu verringern. Wir führten auch Ausschreibungen durch, um die bestehende Preisgestaltung zu überprüfen und einen Benchmark für die Verhandlungen zu erhalten.

Die Umsetzung der Einsparungen für den Klienten stand unter enormen Zeitdruck. Konzeption und Vorbereitung musste kurzfristig erfolgen. Eine komplexe Matrixstruktur im Unternehmen erschwerte die Aufgabe zusätzlich. Für den Einkauf war es aufgrund dieser Struktur bereits in der Vergangenheit schwierig, die als Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten notwendige Abstimmung über Erwartungen und Ergebnisse zu erreichen.

Ansatz

Da für die Negotiation Factory bewusst ein kurzes Zeitfenster von nur 3 Tagen gewählt wurde, war eine sorgfältige und detaillierte Vorbereitung geboten. Wir überließen nichts dem Zufall. Hier folgende Beispielmaßnahmen:

  • Sammeln und Analysieren von Daten, um Transparenz bei Ausgaben und Preisen herzustellen
  • Erstellung von Lieferantenprofilen und Auswahl des strategisch besten Lieferantenmixes für die Veranstaltung
  • umfassende Zusammenarbeit mit den Fachbereichen zur Abstimmung der Erwartungen und gewünschten Ergebnisse, einschließlich Austausch mit wichtigen Managern und Führungskräften, die den Lieferanten die Unverzichtbarkeit und die Triebkräfte der Veränderungen erläuterten, um zu zeigen, dass es sich um eine Initiative des gesamten Unternehmens und nicht nur des Einkaufs handelt
  • Entwicklung einer maßgeschneiderten Verhandlungsstrategie und -taktik, einschließlich Vorauskalkulierung der Taktik der Lieferanten
  • Festlegung der Methoden zur Nachverfolgung und Messung von Einsparungen
  • Coaching und Mentoring für das Verhandlungsteam des Klienten, einschließlich Probedurchläufe und Einüben von Reaktionen auf verschiedene Szenarien
  • Einrichtung eines War Rooms zur fortlaufenden Unterstützung der Verhandlungsführer während der Veranstaltung; dies umfasste etwa die Bereitstellung von Datenanalysen in Echtzeit, so dass die Verhandlungsführer die Auswirkungen von Lieferantenangeboten direkt abschätzen und fundierte Entscheidungen treffen konnten

Dank der Hilfe von Efficio haben wir innerhalb kürzester Zeit ein äußerst positives Ergebnis erreicht. Sie haben trotz des hohen Arbeitstempos eine große Detailgenauigkeit gezeigt, um sicherzustellen, dass alle Eventualitäten vorhergesehen und bewältigt werden konnten. Der Prozess hat nicht nur Einsparungen gebracht, die weit über unsere Erwartungen hinausgingen, sondern auch unseren eigenen Leuten wertvolle Kenntnisse und Erfahrungen vermittelt, die sich auch in Zukunft für uns bezahlt machen werden.

Chief Procurement Officer

Ergebnisse

In nur 3 Tagen erreichte die Negotiation Factory:

  • Einsparungen in Höhe von 20 Millionen Euro im Bereich technische Dienstleistungen – doppelt so viel wie die Zielvorgabe von 10 Millionen Euro
  • Schrumpfung der Zahl von über 180 Anbietern technischer Dienstleistungen auf ein strategisches Panel von nur 15 Anbietern
  • Senkung der Stundensätze für Leiharbeitskräfte um insgesamt 7 % (doppelt so viel wie geplant), einschließlich einer Senkung um 10 % bei den etablierten Lieferanten im Schlüsselmarkt des Klienten
  • Bonus von 1 Million Euro, der mit einem Hauptlieferanten ausgehandelt wurde

Der Prozess brachte außerdem einen deutlichen konkreten Nutzen, z.B. Steigerung der Qualifikationen und Fähigkeiten des Einkaufsteams des Klienten, engere Beziehung zwischen dem Einkauf und dem Rest des Unternehmens sowie ein besseres Verständnis und bessere Arbeitsbeziehungen zwischen dem Klienten und seinen wichtigsten Lieferanten. Der Erfolg des Projektes hat die Grundlage für fortlaufende deutliche Einsparungen im ganzen Unternehmen geschaffen.