Industrie 4.0 – wo steht der Einkauf?

Ob die Digitalisierung tatsächlich als vierte industrielle Revolution in die Geschichte eingeht, werden Wirtschaftshistoriker erst im Rückblick beurteilen können. Sicher ist: Unternehmen stehen vor gravierenden Änderungen in den kommenden Jahren. Produkte werden „intelligent“, in einer vernetzten Welt müssen Informationen sinnvoll genutzt werden. Das alles hat Auswirkungen auf die Beschaffung. 

Digitalisierung – Aufbruch ins Unbekannte

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Doch Schlagworte wie Robotik, Internet der Dinge, Big Data, 3-D-Druck und künstliche Intelligenz verwirren oft mehr als sie aufklären. Das Fraunhofer Institut hat Unternehmer nach ihren Vorstellungen der Digitalisierung befragt und dabei ganz unterschiedliche Antworten bekommen: Während für die einen der Einkauf  4.0 die Vernetzung aller Partner in der Supply Chain ist, benennen andere bereits reguläre Automatisierungsprozesse als Digitalisierung.
Auch wenn die Unsicherheit derzeit noch groß ist. Digitalisierung ist weit mehr als eine automatisierte Produktion. Vielmehr wird Wirtschaft 4.0 die Art, wie Güter und Dienstleistungen hergestellt, angeboten, transportiert und bezahlt werden, grundlegend ändern -  einschließlich der dabei betriebenen Kommunikation. Das wird alle Unternehmensbereiche einschließen. Der Einkauf mit seinen zahlreichen Schnittstellen zu internen und externen Partnern sollte im Technologiewandel eine aktive Rolle übernehmen.

Einkauf kann durch seine internen und externen Kontakte Digitalisierung vorantreiben

Schaffung eines Wertschöpfungsnetzwerkes

Das Neue an der Industrie 4.0 ist die komplette Vernetzung mit verschiedenen Unternehmenseinheiten, mit Kunden und mit anderen Firmen. Dabei wird es nicht mehr nur darum gehen, die interne Supply-Chain zu optimieren. Vielmehr muss die Beschaffung ein Wertschöpfungsnetzwerk – sowohl mit internen als auch mit externen Partnern – kreieren. Die Frage ist nur, wie kommt man dahin?
Noch tappen die meisten Unternehmen im Dunkeln, wie Umfragen regelmäßig bestätigen: Zwar sieht die Mehrheit der Manager den technologischen Wandel als Chance, aber nur wenige glauben, gut vorbereitet zu sein. Oder wie es der Buchautor von „Silicon Germany“ Christoph Keeze kritisch formuliert: „Wir können alles außer digital“.

Wer steuert die Digitalisierung?

Das Problem: Digitalisierung ist ein komplexer Prozess, der viele Stellschrauben und Interaktionen einschließt. Wird hier an einem Rädchen vorschnell und unachtsam gedreht, kann der gesamte Einkaufsprozess aus den Fugen geraten. Das heißt, Digitalisierung erfordert eine detaillierte Planung. Diese muss Aufgaben, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und einem Zeithorizont aufschlüsseln. Wer nicht vom Wettbewerber überholt werden will, muss sich nun um einen Fahrplan kümmern. Je nach Zeit und Expertise können ein internes Projektteam oder externe Berater die Verantwortung übernehmen. Wichtig ist nur: Digitalisierung läuft nicht nebenbei, sondern braucht Spezialisten.

Wo steht der Einkauf heute?

Der erste Schritt auf dem Weg zum Einkauf 4.0 ist eine genaue Abbildung der aktuellen Strukturen und Prozesse. Wer löst mit welcher Information welchen Vorgang aus? Welche Personen sind daran beteiligt und welche Systeme werden genutzt? Wo werden Daten transferiert und welche Medien müssen dabei überbrückt werden? Welche Produkte werden für die Produktion und für die Verwaltung benötigt? Vor allen die Abhängigkeiten und Interaktionen gilt es, genau zu bestimmen. Auf diesen Grundlagen kann die Planung für die Transformation zum Einkauf 4.0 beginnen.

Status Quo bestimmen als ersten Schritt der Digitalisierung

Wozu überhaupt den Einkauf digitalisieren?

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern Voraussetzung, um langfristig den Erfolg und den Erhalt des Unternehmens zu sichern. Statt einzelner Produkte und Dienstleistungen geraten hybride Lösungen in den Fokus, das „Internet der Dinge“ wird das Sortiment um „intelligente“ Komponenten erweitern. Das beeinflusst den Beschaffungsprozess. Je nach Branche werden die Auswirkungen sicherlich verschieden groß ausfallen, aber sie werden überall zu spüren sein.
Digitalisierung nach heutigem Stand verspricht einen effizienteren Einsatz von Ressourcen – sowohl von Rohstoffen als auch von Arbeitskraft. Im Idealfall lassen sich wiederkehrende operative Aufgaben des Einkaufs automatisieren. Sobald beispielsweise der Vertrieb den Abschluss eines neuen Vertrags meldet, erfolgt die Bestellung des Materials direkt beim Lieferanten, dank der Vernetzung noch durch einen Abgleich der Angebote verschiedener Partner. Im Anschluss wird automatisch die Bezahlung ausgelöst.

Daten in Echtzeit nutzen

So könnten in einigen Jahren durch Automatisierung zahlreiche Prozesse und Geschäftsabläufe im Einkauf vereinfacht werden. Die Folge: Weniger Ressourcen werden für Routinearbeiten benötigt. Es bleiben freie Kapazitäten, um Innovationen voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Wichtige Effizienztreiber sind die Echtzeitverfügbarkeit von Daten und die Vernetzung entlang der kompletten Wertschöpfungskette -  mit daraus resultierenden Kostenvorteilen.
Alleine durch die Digitalisierung von Produktionsprozessen kann die deutsche Industrie nach Einschätzung vom Institut der Deutschen Wirtschaft in den kommenden Jahren bis zu zwei Milliarden Euro an Materialkosten einsparen. Hinzu kommen Einsparpotenziale in der indirekten Beschaffung. Neben der Kostenreduktion zählen Qualitätssicherung und flexiblere Reaktionsmöglichkeiten auf Kundenwünsche zu den erhofften Zielen der Digitalisierung.

Digitalisierung soll Kosten reduzieren, Qualität sichern und Flexibilität erhöhen

Vom Einkauf zum Einkauf 4.0

Viele Unternehmen arbeiten heute im Einkauf bereits mit digitalen Elementen wie etwa  Online-Katalogsysteme. Zukünftig müssen zunehmend Bestell- und Purchase-to-Pay-Prozessen digitalisiert werden und damit die Grundlagen für ein fortschreitendes E-Procurement legen. An der Schnittstelle zum Lieferanten geht der Trend hin zur Einführung von elektronischen Plattformen, die die Kommunikation vereinfachen sowie wichtige Daten und Informationen liefern sollen.
Die Verknüpfung von neuen Modulen und Tools im E-Procurement mit dem bestehenden System ist eine der größten Herausforderung auf dem Weg zum Einkauf 4.0. Jeder Medienbruch im Beschaffungsprozess bindet Arbeitskraft und bildet eine mögliche Fehlerquelle. Diese Schwächen soll die Digitalisierung ausmerzen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Standardisierung, damit Informationen problemlos interne und externe Schnittstellen passieren können. 

Digitalisierung muss neue Tools mit bestehenden Anwendungen verknüpfen

Hohe Anforderungen an IT-Sicherheit und Personal

Gleichzeitig fordert der offene Datenaustausch das Sicherheitssystem der IT heraus. Diese muss gewährleisten, dass sensible Informationen geschützt bleiben. Die jüngsten Hackerangriffe auf die Telekom und Krankenhäuser haben gezeigt, dass Cyberangriffe von außen eine reelle Gefahr darstellen.
Neben den Auswirkungen auf die Technologie und Systeme stellt die Digitalisierung die Organisation der Beschaffung auf den Prüfstand. Lassen sich operative wiederkehrende Aufgaben automatisieren, bekommt der strategische Einkauf eine größere Bedeutung. Allerdings lösen Veränderungen in der Regel Ängste bei Mitarbeitern aus. Dieses gilt es, bereits in der Planung zu berücksichtigen und durch entsprechende Kommunikation und mögliche Weiterbildung abzubauen. Eine Blockade durch die Mitarbeiter hemmt die Transformation zum Einkauf 4.0 und birgt die Gefahr von Know-how-Verlusten.

Einkauf 4.0 ist in vollem Gang

Die vierte industrielle Revolution ist im Gang – egal welchen Namen man der Entwicklung gibt. Das wird die Arbeiten im Einkauf und Beschaffung grundlegend verändern. Nun gilt es, sich auf nötige Transformationen vorzubereiten. Wer Industrie 4.0 mit seiner Vernetzung ignoriert, läuft Gefahr, dass sein Geschäftsmodell überrollt wird. Allerdings ist hier kein hektischer Aktionismus gefragt. Es bedarf vielmehr einer ausgiebigen Status-Quo-Analyse, um darauf aufbauend mit Unterstützung von spezialisierten Beratern die richtigen Schlüsse zu ziehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. 

 

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte den Autor Tim von der Decken.

Über den Autor

Tim von der Decken Vice President