Digitaler Einkauf: Was ist Hype und was wird bleiben?

Augmented Reality, Künstliche Intelligenz & Big Data sind derzeit in aller Munde. Wenn der Einkauf mithalten will, muss er schnell und innovativ agieren – oder etwa nicht? 

„Bei der Digitalisierung kann man von zwei Seiten vom Pferd fallen“, warnte Dr. Christoph Seyfarth, Managing Partner von TALENTspy beim jüngsten Treffen des Efficio Procurement Leadership Clubs in Berlin. Wer zu lahm ist, läuft Gefahr von der Konkurrenz überholt zu werden. Wer zu schnell losrennt, verbrennt womöglich viel Geld, ohne sein Ziel zu erreichen. Sein Rat an Einkaufsmanager: „Frühzeitig aufstellen und mitlaufen.“ Entscheidende Fragen, die jeder CPO jetzt stellen sollte. 

Wie werde ich digital?

Digitalisierung umfasst zwei Ebenen: Sie betrifft zum einen die komplette Wertschöpfung von der Entwicklung bis zum After-Sales-Service. Neue Geschäftsmodelle können kreiert (Car-Sharing), bestehende erweitert (Smart Home) oder bewährte zerstört werden (Online-Direktvertrieb des Herstellers – Groß- und Einzelhandel fallen weg). Die Kunst ist es, frühzeitig zu antizipieren, wo das eigene Geschäftsmodell angegriffen werden könnte. Nur so kann die Gefahr von Disruption gebannt werden. 

Die zweite Ebene der Digitalisierung wird in Deutschland gemeinhin unter Industrie 4.0 und Internet of Things (IoT) zusammengefasst. Dazu zählen unter anderem eingebettete Systeme, (teil-)autonome Maschinen, 3D-Druck, Robotik. Die neuen Technologien ermöglichen Kostensenkungen, Individualisierung, Variantenreichtum und schnellere Auftragsabwicklungen.

Welche Rolle spielt der Einkauf?

Der CPO ist Moderator und Gestalter der Digitalisierung in drei Bereichen: 

  1. Mitentwicklung der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens 
  2. Digitalisierung der eigenen Prozesse
  3. Berater/Scout für andere Wertschöpfungsfunktionen

Das Problem: Strauchelt der CPO bei seinen eigenen Prozessen, verspielt er das Vertrauen in seine Digitalisierungsfähigkeiten für die anderen Bereiche. Digitale Technologien und Tools avancieren so zum Erfolgsfaktor des Einkäufers, entscheiden mit über die Stellung innerhalb des Unternehmens.  

Sind Excel-Tabellen digital?

Die digitale Transformation im Einkauf ist in vollem Gange: Einkaufsplattformen, automatische Rechnungsverarbeitung, Cash-Flow-Management & SRM gehören zum Standard. Dennoch hinkt die Realität den Möglichkeiten fast überall hinterher. 

Der voll automatisierte, papierlose Beschaffungsprozess, der von der Kundenorder ausgelöst wird und mit der automatischen Bezahlung des Lieferanten endet, ist noch Zukunftsmusik.  Stattdessen finden sich Excel-Tabellen, Papierkataloge und manuelle Dateneingaben in den meisten Einkaufsabteilungen. Das Problem: Wer aus Gewohnheit und Bequemlichkeit zu lange an alten Systemen festhält, bugsiert sich selbst ins Abseits.

Blockchain, Augmented Reality, Big Data, AI: Womit soll der Einkauf anfangen?  

„Vor der Digitalisierung kommt die Standardisierung und Messbarkeit“, betont Einkaufs-Experte Seyfarth. Dazu müssen bestehende Systemfehler wie die unzureichende Pflege der Stammdaten, Maverick-Buying, frühzeitige Lieferantenfestlegung durch Engineering und unvollständige Anforderungsprofile ausgemerzt werden. Wer digital werden will, muss nun die längst fälligen Hausaufgaben erledigen. Standardisierung der Prozesse ist für die Digitalisierung unabdinglich. 

Die Einkaufsberater von Efficio helfen dabei, den bestehenden Einkauf in ein funktionierendes, einheitliches und digitales System zu überführen. Die Technologieplattform eFlow unterstützt als integrierte Lösung den kompletten Einkaufskreislauf - von der Ausgabenanalyse bis zum fortlaufenden Performance-Management. 

Wie viel Digitalisierung braucht der Einkauf?

Die Überzeugung von Efficio: Jedes Unternehmen braucht einen eigenen Digitalisierungsgrad, den es zu bestimmen gilt. Digitalisierung kann nicht per Dekret von oben oktroyiert werden, sondern ist ein gleitender Prozess. Mit Leuchtturmprojekten sollte der Einkauf den Zweiflern zeigen, dass digitales Arbeiten möglich und vorteilhaft ist. Efficio steht auf dem Standpunkt, dass der Fortschritt schrittweise und für alle verdaubar gestaltet werden muss.  

  • Efficios zentrale Frage bei der Beurteilung neuer Technologien: Wird es für die Menschen einfacher und/oder macht es die Arbeit besser?

Nur wenn hier ein positives Urteil gefällt werden kann, macht die Implementierung auch Sinn. 

Welche Technologie ist für den Einkauf besonders interessant?

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern muss einen messbaren Nutzen für den Einkauf generieren. Nicht jedes Tool bringt diese Vorteile, aber der Einkauf sollte die wichtigsten Technologien kennen und beobachten: 

  • Data- und Text-Mining analysiert Texte und Daten mit Hilfe von Algorithmen
  • Software für Synergiepotentiale erkennt ähnliche oder gleiche Komponenten und Materialien
  • Smart-Contract ermöglicht automatische Vertragsanpassung an veränderte Umstände
  • Künstliche Intelligenz zur Einschätzung von Risiken  
  • Erweiterte Einkaufsplattformen ermöglichen vereinfachtes Sourcing (auch für Personal/Dienstleistungen)
  • Augmented Reality kann Qualitätsüberprüfung vor Ort ersetzen
  • Sensor-Rückverfolgung von Lieferketten – Wo kommen die Rohstoffe her? Wohin sind Produkte gegangen? 
  • Digitales Datenmanagement erkennt Fehler, sortiert nicht-aktive Datensätze aus 

Welche Fähigkeiten braucht der digitale Einkäufer?

Ein erfolgreicher und moderner CPO ist zugleich Innovationstreiber. Er unterstützt die Digitalisierungsstrategie bei Make-or-Buy-Fragen, filtert aus Big-Data die relevanten Informationen und kennt die Beschaffungsmärkte für Innovationen. „Er braucht zudem viel Mut“, ist Seyfarth überzeugt. Denn nicht alles wird gelingen, manches wird schief gehen. Sein Rat: Inseln schaffen, wo neue Technologien geschützt ausprobiert werden können. 

Welchen Nutzen bringt die Digitalisierung dem Einkauf?  

Schätzungen gehen davon aus, dass durch Technologieeinsatz unnötige Bestände und Wartezeiten um bis zu 60 Prozent reduziert werden könnten. Die Materialbestände könnten durch effizienteren Einsatz – je nach Unternehmen - um 15 bis 30 Prozent gesenkt werden. 

Wie können Ihnen die Einkaufsberater von Efficio bei der Digitalisierung helfen?

Dank unserer langjährigen Expertise beseitigen wir operative Schwachstellen in Einkauf und Supply-Chain und begleiten Sie bei der digitalen Transformation. Wir wissen, welche Technologie nachhaltigen und messbaren Nutzen bringt und wohinter sich nur heiße (digitale) Luft verbirgt. 

Für weitere Informationen, wie Efficio Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Einkaufs helfen kann, kontaktieren Sie uns bitte hier.

Über den Autor

Tim von der Decken Vice President and Head of D-A-CH Market