Einkaufstransformation bei einem globalen Lebensmittelhersteller für nachhaltige Einsparungen

Bei einem globalen Lebensmittelhersteller war durch die schnelle Übernahme diverser Marken in mehreren Märkten und Ländern ein tiefes Misstrauen gegenüber zentralisierten Initiativen ‚von oben‛ entstanden.

Der Einkauf fand auf lokaler Ebene statt und es gab keinen zentralen Überblick über das gesamte Unternehmen. Efficio schuf eine globale Einkaufsabteilung, die sofort Einsparungen brachte,  Beziehungen mit wichtigen internen Kunden aufbaute und deren Vertrauen gewann – damit wurde das Fundament für wesentliche und nachhaltige Verbesserungen gelegt.

Hintergrund

Unser Klient war in den vergangenen Jahren durch mehrere Übernahmen anorganisch stark gewachsen. Es gab keinen zentralen Überblick über die Ausgaben des gesamten Unternehmens, wodurch die Möglichkeit der Bestimmung potenziell nutzbarer Synergieeffekte eingeschränkt war. Dazu kamen deutliche kulturelle und sprachliche Barrieren zwischen verschiedenen europäischen Märkten sowie Skepsis und mangelnde Zustimmung zu zentralisierten Initiativen ‚von oben‛. Folge: Entscheidungen wurden weiterhin nur lokal getroffen.

Der zentralisierte Einkauf steckte in den Kinderschuhen und zeigte deutliche fachliche Lücken im Hinblick auf Warengruppen und Einkaufsexpertise. Eine weitere Herausforderung für das Einkaufsteam waren fehlende Sprachkenntnisse, was angesichts der großen Zahl grenzübergreifender Aktivitäten des Unternehmens eine besondere Beeinträchtigung darstellte. Efficio wurde engagiert, um den Aufbau und die Umsetzung einer effektiven globalen Einkaufsabteilung zu unterstützen, die nötigen Qualifikationen und Fachkenntnisse zu vermitteln, die Glaubwürdigkeit und das Ansehen des Funktionsbereichs im gesamten Unternehmen zu stärken und Potenziale für sofortige Kosteneinsparungen zu bestimmen und umzusetzen.

Ansatz

Um die Bedürfnisse des Klienten zu erfüllen, entwickelte Efficio eine flexible Lösung, bei der eine Reihe verknüpfter Arbeitsabläufe simultan abliefen. Dieser Ansatz ermöglichte innerhalb der ersten 6 Monate die Verwirklichung mehrerer Ziele:

  • Durchführung einer Potenzialanalyse, um einen Überblick über die Ausgaben von 46 Teilunternehmen mit 7 Betriebssystemen und 7 verschiedenen Sprachen zu gewinnen; dadurch konnten Ressourcen vorrangig auf die Initiativen mit dem größten Einsparpotenzial konzentriert werden
  • Bestimmung und Umsetzung von Quick-Win-Projekten, um eine sofortige positive Gewinnauswirkung zu erreichen und das Vertrauen der Fachbereiche zu gewinnen; die Umsetzung bereits begonnener Initiativen wurde beschleunigt, um die Glaubwürdigkeit und das Ansehen der globalen Einkaufsabteilung zu stärken
  • Bereitstellung von Interim-Managern mit der entsprechenden Warengruppen- und Einkaufsexpertise zur Unterstützung des bestehenden Teams sowie flexible Bereitstellung von Mitarbeitern für Analysearbeiten; dadurch konnte die Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit der Einkaufsabteilung gestärkt werden
  • Durchführung einer 2-wöchigen Road-Show zur Erhöhung der Sichtbarkeit der globalen Einkaufsabteilung; hierbei waren auch mehrsprachige Mitarbeiter eingebunden, um die Überwindung bestehender kultureller und sprachlicher Barrieren zu unterstützen
  • Bestimmung von Schlüsselpositionen und -qualifikationen für den Aufbau einer effektiven globalen Einkaufsabteilung
  • Vermittlung unserer Einkaufsmethoden und analytischen Fähigkeiten an das Kliententeam; durch Training und Unterstützung direkt am Arbeitsplatz konnte sichergestellt werden, dass der Klient die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten zur fortlaufenden Umsetzung von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen im Unternehmen besitzt. Wir stellten dem Klienten außerdem auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Tools und Vorlagen zur Verfügung

In einem großen, sich schnell verändernden multinationalen Unternehmen kann der Aufbau einer einheitlichen Einkaufsabteilung zur ziemlichen Herausforderung werden. Efficio hat entscheidenden Anteil daran, dass Einkauf und Fachbereiche an einen Tisch gebracht werden konnten. Sie haben uns auch vorgeführt, welchen Mehrwert der Einkauf durch die Umsetzung deutlicher und schneller Einsparungen liefern kann.

Chief Procurement Officer

Ergebnisse

Durch seinen Einsatz erreichte Efficio für den Klienten eine Reihe deutlicher Verbesserungen, darunter:

  • Sofortige positive Gewinnauswirkung durch durchschnittliche jährliche Einsparungen in Höhe von 10 Millionen Euro dank der strategischen Einkaufsinitiativen
  • Gewinnung von Akzeptanz und Vertrauen der zuvor skeptischen Fachbereiche in die globale Einkaufsabteilung durch gezielte Einbeziehung, Umsetzung greifbarer Einsparungen und strikte Erfüllung der Erwartungen
  • Stärkung der Wahrnehmung des Einkaufs und des Einkaufswissens von Fachbereichen durch Efficios kooperativen Ansatz ‚von unten‛ – wodurch zukünftige Verbesserungen einfacher zu erreichen sind
  • Schaffung einer nachhaltigen Grundlage für fortlaufende Einsparungen durch eine effektive zentrale Einkaufsabteilung mit klaren Verantwortlichkeiten und besserer Expertise und Qualifikation im Hinblick auf Einkauf, Analyse und Warengruppen
    • strategische Einkaufsmaßnahmen
    • ein dynamisches Einkaufs-Toolkit, das einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben auf europäischer Ebene liefert