Ist Ihre Einkaufstechnologie für den täglichen Einsatz geeignet?

Die Entwicklung einer speziell zugeschnittenen Technologielösung ist heute dank gesunkener Entwicklungskosten einfacher denn je.

Der Technologieeinsatz gehört auch im Einkauf zur täglichen Arbeit. Doch Technologielösungen – wie unternehmensweite ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder einkaufsspezifische Ausschreibungstools – erweisen sich zuweilen als zweifelhafter Segen. Auf den ersten Blick überzeugende Funktionalitäten oder Standardisierungen gehen oft mit mangelnder Benutzerfreundlichkeit oder Granularität einher.

Folgenden 3 Einschränkungen begegnet man im Zusammenhang mit Technologielösungen immer wieder:

1. Starre Systeme

Mitarbeiter des Einkaufs verwenden bis zu 40 % ihrer Zeit für die Arbeit mit starren Systemen. Sie beschäftigen sich mit Eingabe und Auslesen von Daten und der Sicherung der Compliance, wie Efficio in einer aktuellen Klientenstudie herausgefunden hat. Ein wesentlicher Teil dieser Zeit wird also mit Tätigkeiten verbracht, die keinen direkten Nutzen stiften. Die eigentlichen Bedürfnisse des Unternehmens werden hintenangestellt oder vergessen.

2. Einheitsgrößen

Technologiefirmen sind häufig stark produktorientiert. Sie investieren riesige Mengen an Zeit, Geld und Energie in die Entwicklung ihrer Lösungen. Im Verkauf wird betont, wie gut sich die Tools doch konfigurieren lassen, aber meist geht es darum, wie das Unternehmen sich an ein Tool oder Produkt anpassen kann und nicht wie ein Tool oder Produkt sich an das Unternehmen anpassen lässt.

3. Eingeschränkte Berichtsfunktionen

Stark strukturierte Technologietools für die Integration in ERP- und Procure-to-Pay-Systeme (P2P) konzentrieren sich häufig auf Verfahren und Governance. Die Datensammlung erfolgt oft nach Maßgabe der Finanzabteilung.

Auch wenn dies zweifellos nötig ist, kann es doch die Nutzwertigkeit der Tools für die Berichterstellung und das Treffen operativer Entscheidungen einschränken. Der Einkauf braucht für seine Entscheidungen Daten mit einem anderen Detaillierungsgrad als die Finanzabteilung. Um bessere Entscheidungen zu ermöglichen, müssen die Daten sofort zur Verfügung stehen und nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt nach Vorgabe der Berichtszyklen.

Um dieses Problem zu umgehen, verzichten viele Führungskräfte im Einkauf auf systembasierte Berichte. Sie bitten ihre Teams, Ausweichlösungen zu finden, komplexe Tabellenblätter oder endlose PowerPoint-Folien auszuarbeiten. Die bittere Folge:

  • Excel ist lokal. Tabellenblätter werden oft auf Desktops oder auf einem überfüllten gemeinsam genutzten Laufwerk abgelegt. Das erschwert die Dateneingabe durch verschiedene Nutzer in ein Tabellenblatt, Die Berichterstellung in Echtzeit ist stark eingeschränkt.
  • PowerPoint ist ein hervorragendes Tool für Präsentationen, bildet aber jeweils nur eine Momentaufnahme ab. Daten können sich schnell ändern. Folien werden obsolet. Viel Zeit wird mit Aktualisierungen der Berichte verschwendet. Das beeinträchtigt die Entscheidungsfindung.

Maßgeschneiderte Lösungen

Trotz der beschriebenen Herausforderungen sind speziell zugeschnittene Technologielösungen immer häufiger anzutreffen.

In den letzten Jahren haben Open-Source-Software, neue Programmieransätze und der Aufstieg des Cloud-Computing die Kosten für die Entwicklung von Technologielösungen radikal schrumpfen lassen. Web-Anwendungen und Online-Tools, die früher für die Budgets von Einkaufsabteilungen unerschwinglich gewesen wären, liegen jetzt durchaus im Bereich des Möglichen. Dadurch können Einkaufsteams statt einer kostspieligen Lösung in Einheitsgröße jetzt von eigens zugeschnittenen, maßgeschneiderten Lösungen profitieren, die ihre ganz speziellen Bedürfnisse erfüllen.

Efficio unterstützte kürzlich Klienten bei der Implementierung komplexer Vertragsmanagement-Anwendungen, einfacherer Tools für elektronische Ausschreibungen und automatisierter Analyse-Dashboards. Der Ansatz ist auch auf das Tracking von Leistungsindikatoren, auf die Ausgabenanalyse und auf das strukturierte Lieferantenmanagement anwendbar.

Unternehmen, die Ausgaben für neue Software nur zögerlich genehmigen, sollten bedenken, dass externe Waren und Dienstleistungen bis zu 2 Drittel der Unternehmenskosten ausmachen können. Eine mittelschwere Investition in die richtige Technologie und die damit verbundenen Prozesse kann sich hier eindeutig bezahlt machen.

Autor: Dan Peck, Manager bei Efficio

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