Wenn der Lieferant nicht liefert

Bei BMW ist Ende Mai die Produktion ins Stocken geraten, weil Bosch Getriebeteile nicht liefern konnte. Der Engpass hat den bayerischen Autobauer schwer in die Bredouille gebracht – so wie es vielen Unternehmen gehen würde, wenn ein wichtiger Zulieferer ausfällt. Mit diesen fünf Schritten verhindern Sie, dass ein fehlendes Kleinteil Ihre Wertschöpfungskette ins Wanken bringt. 

Der Fall von BMW zeigt das Dilemma der Beschaffung: Lieferketten auf Basis von „Just-in-Time“ und „Just-in-Sequence“ helfen beim Sparen, bergen aber Risiken: Insbesondere wenn lediglich eine Quelle involviert ist, die nicht liefern kann – oder will. So standen im vergangenen August bei VW gar Bänder still, weil die Wolfsburger mit einem Zulieferer in Streit geraten waren und dieser dringend benötigte Teile schlicht zurückhielt. 

Wenn sichere Quellen plötzlich versiegen

Einkaufsmanager stehen immer wieder vor dem Problem, dass sicher geglaubte Quellen plötzlich versiegen – mit weitreichenden Folgen für Erfolg und Reputation des Unternehmens. Natürlich lassen sich nicht alle Risiken ausschalten. Wer hätte vor 2010 daran gedacht, dass ein isländischer Vulkan tagelang den europäischen Luftraum lahmlegen könnte? Aber es ist unerlässlich, sich im Rahmen seiner Möglichkeiten für potenzielle Krisen zu wappnen. 

1. Lernen Sie kritische Waren und Warengruppen kennen

Egal ob Produktion oder Handel, nicht jede Lieferung ist gleich wichtig für die Wertschöpfungskette. Identifizieren Sie - eventuell unter Mithilfe externer Einkaufsberater - die für Ihr Kerngeschäft lebensnotwendigen Waren oder Warengruppen. Simulieren Sie für diese kritischen Komponenten verschiedene Szenarien und daraus resultierende Folgen für die Beschaffung: Welche Auswirkungen haben Nichtlieferungen? Wie lange reichen Vorräte bei welcher Nachfrage? Gibt es weitere Lieferanten für das Produkt? Könnten Substitute verwendet werden? Nur wer seine Schwachstellen kennt, kann diese gezielt schützen.

2. Machen Sie Lieferanten zu strategischen Partnern

Das bewährte Heilmittel gegen einseitige Abhängigkeiten heißt noch immer „Multiple Sourcing“. Nur: nicht immer finden sich alternative Produkte oder Zulieferer. Gerade die produktionssensiblen Komponenten verfügen häufig über Alleinstellungsmerkmale, die nicht beliebig am Markt angeboten werden. Manchmal ist „Single Sourcing“ tatsächlich die einzige Möglichkeit. Die damit verbundenen Nachteile lassen sich durch strategische Partnerschaften reduzieren. 

  • Je enger die über den reinen Kaufvertrag hinausgehende Allianz, desto weniger riskant, desto innovativer und effizienter ist in der Regel die Zusammenarbeit 

Mit einem strategischen Partner wandeln Sie im Idealfall eine Schwachstelle in eine verlässliche Quelle um. So wie Bosch nach dem jüngsten Engpass den verursachenden Lieferanten übernommen hat - damit künftig auf jeden Fall alles glatt läuft.

3. Implementieren Sie ein Frühwarnsystem 

Strategische Partnerschaften ermöglichen vor allem durch einen intensiven Informationsaustausch ein aktives Risikomanagement. Gemeinsame Teams auf allen Hierarchieebenen können dabei helfen, drohende Schieflagen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Die Aufgabe des Einkaufsmanagers besteht darin, sämtliche relevanten – internen und externen - Informationen zu sammeln, zu analysieren und zu kommunizieren.  

Informationen zum Risikomanagement

  • Hinweise auf drohende Zahlungsschwierigkeiten des Lieferanten
  • Tagesaktuelle Nachrichten – Vulkanausbruch, Unwetter
  • Politische Entwicklungen – Abschottungstendenzen, Unruhen
  • Entwicklung an Rohstoffmärkten – Preise, Fristen und Mengen

Einkaufsplattformen wie eFlow von Efficio bilden den gesamten Einkaufsprozess ab, bringen sämtliche Informationen zusammen und unterstützen ein gezieltes Risikomanagement. 

4. Entwickeln Sie einen Notfallplan

Egal ob ein Lieferant wegen Insolvenz ausfällt oder eine Naturkatastrophe den Warentransport blockiert: Haben Sie einen Plan B für den „Worst-Case“ in der Schublade. Eine Versicherung und vertraglich gesicherte Schadensersatzansprüche bilden gute Grundlagen, reichen aber oft nicht aus, um alle entstehenden Kosten zu decken. 

Besser Sie überlegen im Vorfeld: Wie kann im Notfall kurzfristig die Versorgung sichergestellt werden? Gibt es „Second-Best“-Lieferanten, die aktiviert werden können? Sind ausreichend finanzielle Rücklagen vorhanden? Welche Mehrkosten können aus kaufmännischer Sicht in Kauf genommen werden? Puffer beruhigen, verursachen aber auch Kosten und nehmen Flexibilität. Greifen Sie auf erfahrene Einkaufsberater zurück, um notwendige Risikovorsorge und Kosten in ein angemessenes Verhältnis zu balancieren. 

5. Monitoring der Supply-Chain-Risiken

Sind Risiken benannt und Notfallpläne erarbeitet, sollte eine Überwachungsstruktur implementiert werden. Oft werden identifizierte Risiken nicht ausreichend kontrolliert und mit der Zeit vernachlässigt. Daher müssen Verantwortliche benannt werden, die sicherstellen, dass Nachrichten und Entwicklungen, die zu Störungen führen könnten, auch als solche erkannt werden. 

Im Störfall müssen alle in der Wertschöpfungskette betroffenen Abteilungen und Personen frühzeitig ins Boot geholt werden, um gemeinsam den vorbereiteten Notfallplan der aktuellen Situation anzupassen. Ist die Krise eingetreten und gemeistert, erfolgt eine Evaluierung der Maßnahmen – damit man für die nächsten Turbulenzen noch besser gewappnet ist.

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Über den Autor

Tim von der Decken Vice President

Peel Ports Group: Einsparungen durch Einkaufstransformation
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