Erfolgreiche Executive-Gespräche im Einkauf führen

Welcher Einkaufsmanager kennt das nicht: Mitten in der Verhandlung wirft der Gesprächspartner eine boshafte Spitze ein. Jetzt bloß nicht aus dem Konzept bringen lassen! Aber wie behält man die Fassung und weist den Gegner souverän in die Schranken? 

„Während ich spezielle fachliche Argumente vorbrachte, fuhr mir der Lieferant plötzlich mit einem ‚bla, bla, bla‘ ins Wort. Da war ich fassungslos“, berichtete eine Einkaufsmanagerin aus der Pharmabranche beim jüngsten Treffen des Efficio Procurement Leadership Clubs zum Thema „Erfolgreiche Excecutive-Gespräche führen“ in München. 

Sie habe den Einwurf ignoriert, sich im Nachhinein aber gefragt, ob man besser anders reagiert hätte. „Es gibt keine Standardstrategie für solche Manipulationsversuche“, erklärte  Ralf Gasche, Executive-Coach von Excellent Leadership und Referent des Abends. Sich wehren und das Standing aufrechterhalten, sei in solchen Situationen das oberste Gebot.  

„Gute Vorbereitung ist alles“

Dabei gilt: Impulse kontrollieren, Rache meiden und Augenhöhe herstellen. Das gelingt am besten, indem man sich schon im Vorfeld gegen Kränkungen und Herabsetzungen wappnet. „Gute Vorbereitung ist alles“, davon ist Business-Coach Gasche überzeugt. Sein Erfolgsrezept für Executive-Gespräche lautet:

Prepare – Stand – Win

Leitfaden für optimale Gespräche

Im ersten Schritt muss das Gesprächsziel festgelegt werden. Das gilt sowohl für externe Verhandlungen als auch interne Entscheidungen. Was will man mit dem Treffen erreichen? Welches Ergebnis soll auf jeden Fall vermieden werden? Dazu gehören die Analyse, eine darauf aufbauende Entscheidung und ein Strategiebeschluss. Danach folgt die ausführliche inhaltliche Vorbereitung. 

Sie wissen, wovon Sie sprechen:  

  • Thema perfekt recherchieren und aufbereiten
  • „Reduce to the max“ – maximal drei Hauptpunkte anbringen
  • Reihenfolge der Themen festlegen
  • Einwände vorausdenken & Argumente zurechtlegen
  • Worst-Case-Strategie entwickeln
  • Schriftliche Checkliste & Leitfaden konzipieren

Die Atmosphäre muss stimmen

Unterschätzen Sie nicht die äußeren Einflüsse. Eine Kolonie von Fensterputzern oder eine temperamentvolle Besuchergruppe hat schon so manche Konferenz aufgemischt. Wählen Sie den Zeitraum und Ort sorgsam aus. Sorgen Sie dafür, dass keine externen Ablenkungen wie Telefonate, E-Mails oder Lärm das Gespräch stören, und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für alle Teilnehmer. 

Allein gegen den Rest der Welt? Klappt manchmal, einfacher aber siegt man im Team. Machen Sie einen politischen Vorab-Check und suchen Sie nach Verbündeten. Wer könnte intern oder extern die gleichen Interessen haben? Wer gilt als Meinungsführer und kann auf das gewünschte Ergebnis hinwirken – unmittelbar oder im Hintergrund?

„Solche Koalitionen sind wichtig, aber vertrauen Sie nicht blind darauf“, warnt Gasche. Vermeintliche Verbündete können auch spontan die Seite wechseln oder aussteigen. 

Stärken Sie Ihre Persönlichkeit

Kämpfen kann man nur mit einem klaren und wachen Kopf. Kein Alkohol am Vorabend und ausreichend Schlaf bilden eine vernünftige Grundlage. Trainieren Sie Ihre Argumente vor dem Spiegel und holen Sie Feedback von einer Vertrauensperson ein. Wie ist Ihre Wirkung, sind Sie überzeugend? Falls möglich, machen Sie sich schon einmal mit dem Raum vertraut, das gibt Sicherheit. 

Die halbe Stunde vor dem Termin sollte für bewusstes Entspannen freigehalten werden. „Legen Sie sich einen imaginären Schutzpanzer an“, rät Coach Gasche. Das könne eine Ritterrüstung oder ein Feuerwehranzug sein, den man sich in Gedanken überstreife. Entwerfen Sie das Worst-Case-Szenario. So wissen Sie, dass Sie nichts Schlimmeres mehr umwerfen kann. Ihre Körpersprache darf keine Zweifel an Ihrer Stärke und Kompetenz aufkommen lassen. 

Tipp: Stellen Sie sich zwei Minuten mit ausgestreckter Brust und Händen in die Hüften vor den Spiegel und verharren in dieser Siegerpose. Um ein Lächeln in Ihr Gesicht zu zaubern, können Sie eine halbe Minute einen Kugelschreiber zwischen die Zähne nehmen. Die dabei beanspruchten Muskeln suggerieren „gute Laune“ ans Gehirn, das daraufhin die entsprechenden Botenstoffe aussendet.

Den Gesprächsverlauf steuern

Kommen Sie pünktlich und auf keinen Fall gestresst zum anberaumten Treffen. Stellen Sie sich noch einmal innerlich auf Augenhöhe mit dem Gegenüber. Wer sich klein fühlt, verhandelt aus der Defensive heraus und kann kaum ein gutes Ergebnis erzielen. Vermeiden Sie langen Small Talk und unnötige Ablenkungen. Stattdessen tragen Sie ruhig, klar und sachlich Ihr Anliegen vor. Ihrem Gesprächspartner muss jederzeit Ihre Position bewusst sein.

Bleiben Sie beim Thema, hören Sie aktiv zu und lassen Sie die anderen selbstverständlich ausreden. Fassen Sie Zwischenergebnisse zusammen und verfolgen Sie Ihren Leitfaden.  Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Körpersprache: Sind Sie noch aufrecht, cool und selbstbewusst? 

Wenn der Partner auf Konfrontationskurs geht 

Was tun, wenn der Gesprächspartner versucht, mit Beleidigungen die eigene Position zu schwächen? „Auf keinen Fall auf dem gleichen Niveau reagieren“, mahnt der ehemalige Terroristenfahnder Gasche. Impulse kontrollieren, sich freundlich, aber bestimmt den Ton verbitten und die Achtung der eigenen Person einfordern. Grundsätzlich sollten Einkäufer stets sensibilisiert sein für Unerwartetes. Provokation ist eine weit verbreitete Verhandlungstaktik, die man abwehren kann.

Mögliche Maßnahmen zur Manipulationsabwehr:

  • Nachfragen: „Wie haben Sie das gemeint?“ (Fragen und Zuhören)
  • Das Gespräch versachlichen (Präzisierungstrichter)
  • Ignorieren und weitermachen
  • Dumm stellen und Band zurückspulen
  • Schallplatte mit Sprung (eigene Argumente permanent wiederholen)
  • Perspektive wechseln 
  • Aus der Situation treten 

Wenn die Angriffe zu weit gehen und die Blockadehaltung nicht aufgegeben wird: Dem Partner ein entsprechendes Feedback geben oder als Ultima Ratio das Gespräch abbrechen.

Neben Boshaftigkeiten sind Schmeicheleien ein gängiges Mittel zur Manipulation. „Wir kommen oft zu Kunden und stellen fest, dass überhöhte Preise gezahlt werden, weil man zum Hersteller ein allzu herzliches Verhältnis pflegt“, berichtet Peter Weisse, Vice President von Effico aus dem Beratungsalltag. 

Gesprächspartner danken

Am Gesprächsende sollten Sie Ihrem Gegenüber danken – unabhängig vom Ergebnis. „Jede Kritik ist eine Chance zur Reflexion, ein Realitäts-Check, und bietet die Möglichkeit zur Weiterentwicklung“, so Gasche. Halten Sie gemeinsam das Erreichte fest und bestimmen Sie die weiteren Schritte, Vorhaben und Termine. 

Wichtig: Legen Sie einen würdigen Abgang mit aufrechter Haltung hin. Selbst wenn Sie nicht bekommen haben, was Sie wollten. Vielleicht klappt es beim nächsten Mal. Auf jeden Fall sollte das Gespräch schriftlich nachbereitet und folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wie ist es gelaufen?
  • Wo war ich gut?
  • Wo habe ich nachgelassen und bin eingeknickt?

Nur so kann man für die Zukunft positive Schlüsse ziehen, neue Strategien und Ansätze suchen und sich weiterentwickeln. „Leidenschaft und Hartnäckigkeit siegt“, davon ist Business-Coach Gasche überzeugt. 

Efficio unterstützt sowohl große als auch mittelständische Unternehmen beim Ausbau der Qualifikationen ihrer Einkaufsmitarbeiter. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie an einer Schulung im Bereich strategischer Einkauf interessiert sind. Wir analysieren und ermitteln den Bedarf innerhalb Ihrer Einkaufsabteilung und erstellen auf dieser Basis individuelle Trainingspläne und Schulungsprogramme.

Über den Autor

Tim von der Decken Vice President

Globale Einkaufstransformation und Einsparungen durch strategischen Einkauf bei Cognis
Fallstudie
Globale Einkaufstransformation und Einsparungen durch strategischen Einkauf bei Cognis

Efficio unterstützte Cognis im Rahmen eines mehrphasigen Programms zur Umsetzung eines globalen strategischen Einkaufs.

Spezialisierung