Digitalisierung im Einkauf: Lernen von anderen Branchen

In der Geschäftswelt gibt es nur wenig, was derzeit so viele Emotionen hervorruft wie die Digitalisierung. Der Begriff impliziert Chancen und Scheitern zugleich. Die Folge: Kaum jemand fühlt sich für das digitale Zeitalter gewappnet. Das zeigte sich einmal mehr beim jüngsten Treffen des Efficio Procurement Leadership Clubs in Hamburg.  

„Digitalisierung ist ein Kofferwort, in das jeder stecken kann, was er möchte“, erklärte Dr. Christoph Seyfarth, Managing Partner bei TALENTspy und Experte für Digitalisierung im Einkauf. Ähnlich wie der Begriff „Migration“, der bei den einen Hoffnungen wecke, bei anderen Ängsten schüre, sei auch „Digitalisierung“ gefühlsstark – dabei jedoch schwammig und mehrdeutig. 

Wer ist schon digital?

Seyfarth unterscheidet zwei Ebenen der Digitalisierung. Die erste Ebene umfasst digitale Geschäftsmodelle und Prozesse – beispielsweise Streaming-Dienste, deren Leistungen ausschließlich digital abgerufen werden können. Hier bieten sich Chancen für Newcomer; für bestehende Marktteilnehmer besteht die Gefahr der Disruption. 

Nachdem die großen Umbrüche zunächst den Business-to-Consumer-Bereich getroffen haben, rückt nun auch Business-to-Business in den Fokus. Beispielsweise greifen Platzhirsche wie Alibaba und Amazon auch den traditionellen Rohstoffhandel verschiedener Branchen an.

Digitalisierung von bestehenden Geschäftsmodellen

Die nach Seyfarth zweite Ebene der Digitalisierung wird in Deutschland unter Industrie 4.0 oder Internet of Things (IoT) zusammengefasst. Hier bleibt das Grundgeschäft – beispielsweise der Verkauf von Automobilen – bestehen. Produktionsabläufe können sich allerdings gravierend wandeln. 

Beispiel Automobilfertigung: Produktionsstraßen lassen sich dank Robotik, Sensorik und Künstlicher Intelligenz durch Boxenfertigung ersetzen. Kundenwünsche können so flexibler und kurzfristiger angepasst werden. 

Die Kunst ist nun zu erkennen, inwieweit das eigene Geschäftsmodell durch die Digitalisierung angegriffen werden kann, wo sich Wettbewerbsvorteile erschließen lassen und ein digitaler Nutzen gehoben werden kann. 

Wo steht der Einkauf?

Längst haben Führungskräfte im Einkauf die Digitalisierung auf ihrer Agenda. Das ist das eindeutige Ergebnis der Efficio-Digitalisierungsstudie „EINKAUF 2025“ mit 225 großen und mittelständischen Unternehmen. Dies bestätigten auch die Einkaufsverantwortlichen beim PLC-Treffen in Hamburg. 

Hier zeigte sich allerdings auch die große Brandbreite digitaler Erfahrungen. „Wir haben bisher noch nicht viel falsch gemacht, weil wir noch nichts gemacht haben“, erzählte ein Einkaufsmanager. Eine weitere Führungskraft aus dem Bereich Erneuerbarer Energien berichtete von einer digitalen Asymmetrie innerhalb des Unternehmens: „Im Technologiebereich wird digital gesteuert, kontrolliert und analysiert.“ Im administrativen Bereich sei dagegen bislang kaum etwas passiert. 

Andere wiederum haben bereits Beschaffungsprozesse digitalisiert: So arbeitet ein Online-Modehändler erfolgreich mit digitalen Lieferantenausschreibungen, die zu rund 40 Prozent automatisiert abgewickelt werden. 

Efficio-Studie zur Digitalisierung im Einkauf

Die Berichte der Einkaufsleiter deckten sich mit den Ergebnissen der Efficio-Studie. So räumt man der Digitalisierung im Einkauf eine hohe Priorität ein und sieht einen großen Nutzen, zugleich bremsen Hürden und Widerstände die Umsetzung. Zu den wichtigsten Barrieren zählen hier die Technologieauswahl und die fehlenden Qualifikationen der Mitarbeiter. So kann häufig kein Nutzen aus implementierten Systemen gezogen werden, weil die entsprechenden Talente fehlen. 

Neue Anforderungen an Talente im Einkauf

Auch beim PLC-Treffen zeigte sich, dass Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad ein besonderes Augenmerk auf technologieaffine und agile Mitarbeiter gelegt hatten. „Die Anforderungen an Einkäufer ändern sich“, ist Efficio-Principal Wolfgang Rüth, der die Studie begleitet hat, überzeugt. 

Während traditionell der Erfolg im strategischen Einkauf vom Verhandlungsgeschick des Einkäufers abhing, rücken nun die Informationen in den Vordergrund. „Wer über die besseren Daten verfügt, hat die Oberhand“, erklärte Rüth. Immerhin gaben in der Efficio-Studie 22 Prozent der CPOs an, dass „schnellere, höhere und nachhaltigere Einsparungen der Hauptnutzen von Technologie im Einkauf sein muss“. 

Die Macht der Daten

Durch den Einsatz von neuen Datenbanken und Analysetools lassen sich vor allem im strategischen Einkauf Potenziale heben. „Es ist schon unglaublich, wie viel Zeit wir damit verbringen, unsere Tabellen und Daten zu pflegen“, bestätigte ein Einkaufsleiter aus dem Energiesektor. Er kann sich gut vorstellen, dass eine Plattform mit Zugriff auf sämtliche für den Einkauf relevante Daten, einen großen Nutzen bringen würde. Das Problem: In vielen Einkaufsabteilungen wird mit veralteter Software und vielen Schnittstellen gearbeitet. Man ahnt, dass die Implementierung von Tools eine Vielzahl von Problemen mit sich bringen würde. 

Bringen Sie Ihre Prozesse auf Vordermann

Digitalisierungsexperte Seyfarth mahnte daher: „Standardisierung kommt vor Digitalisierung. Säubern Sie ihre Prozesse und richten Sie Ihre Schnittstellen.“ Allein durch die Optimierung von Prozessen lässt sich schon vor der Implementierung von digitalen Anwendungen ein großer Nutzen erzielen. Der Efficio-Studie zufolge zählt die Transformation bestehender Systeme und Prozesse mit neuer Technologie zu den derzeitigen Hauptzielen im Einkauf. 

Die Angst vor verpassten Möglichkeiten

Aber: Die meisten Einkäufer sind mit der Vielzahl der digitalen Lösungen, die häufig von kleineren Start-Ups angeboten werden, überfordert. Oft lässt sich nur schwer erkennen, welche Technologie einen echten Mehrwert generiert. In der Beraterpraxis sehen wir, dass häufig Zeit und Geld verschwendet wird, um für sich wiederholende Beschaffungsaktivitäten das Rad immer wieder neu zu erfinden. 

Und: Digitale Transformation wird zu oft von der Angst getrieben, etwas zu verpassen als von einem echten Verständnis der langfristigen Möglichkeiten („FOMO“). Dieser Aussage stimmte jeder zweite Studienteilnehmer zu.

Lernen von anderen Branchen

Digitalisierung kann – so unsere Erfahrung – den Einkauf deutlich effektiver machen. Insbesondere dann, wenn mithilfe der Technologie Zeit bei der Erfassung, Pflege und Auswertung von Daten gespart wird. Die so gewonnenen Erkenntnisse und Kapazitäten können dann eingesetzt werden, um nachhaltige und messbare Mehrwerte zu generieren.

„Hier können wir Einkäufer voneinander lernen – auch aus anderen Branchen“, betonte ein Mitglied des Efficio Procurement Leadership Clubs. Der Austausch von Best-Practice-Beispielen wie beim Treffen in Hamburg liefere immer wieder fruchtbare Impulse für den eigenen Verantwortungsbereich.

Digitalisierung im Einkauf

Haben Sie noch Fragen rund um das Thema Digitalisierung im Einkauf? Wollen Sie den nächsten Schritt wagen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Die Einkaufsberater von Efficio machen Ihren Einkauf fit für die (digitale) Zukunft und helfen bei Planung, Durchführung und Schulung.

Über den Autor

Tim von der Decken Vice President

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