In 10 Schritten zu Procurement Excellence

Wie schaffte KNect365 die Transformation des Einkaufs von "basic" zu "best-in-class" mit 5,8 Mio. Pfund an jährlichen Einsparungen in nur sechs Monaten?

2015 bewertete Efficio die Performance des Einkaufs bei KNect365 als „basic“, was zu einer Einstufung im unteren Quartil des Vergleichrankings führte. Um von dieser Ausgangslage bis 2020 und darüber hinaus leistungsfähige Procurement Excellence zu entwickeln, folgte KNect365 diesen 10 Schritten:

1. Strategie: 

Erstellen und Verfolgen einer klaren Strategie für den Einkauf mit Blick auf die Gesamtausgaben und auf messbare Ziele für die Zukunft sowie Einführung von Warengruppenmanagement und strategischem Einkauf.

2. Organisation: 

Einrichtung eines „Centre of Procurement Excellence“, um generelle Einkaufsrichtlinien aufzusetzen und die Beschaffung bei indirekten Materialien zu leiten, während die Ausführung und Kontrolle über regionale Hubs läuft.

3. Mitarbeiter, Fähigkeiten und Weiterbildung:

Durchführung von Programmen zur Entwicklung und zum Ausbau von Kompetenzen in den Bereichen Warengruppenplanung, strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement.

4. Warengruppenplanung:

Aufnahme eines jährlichen Planungsprozesses, der eindeutige Einsparungen aufzeigt und realisierte Mehrwerte berücksichtigt.

5. Strategischer Einkauf:

Quer durch alle Warengruppen mit bereichs- und funktionsübergreifenden Teams, die nach einer optimierten, gemeinsamen Procurement-Excellence-Methodik arbeiten.

6. Lieferantenmanagement (SRM):

Definition und Einführung einer auf Warengruppen bezogenen SRM-Methodik. Umsetzung durch bereichsübergreifende Teams oder auf Bereichsebene (dort, wo die Ausgaben bereichsspezifisch sind).

7. Messen, Reporting und Nachverfolgung:

Es sollten klar definierte und abgestimmte Metriken und Maßnahmen verfügbar sein, um Performance und Weiterentwicklung des Einkaufs zu überwachen, inklusive des tatsächlichen Erzielens der Einsparungen.

8. Unterstützung, Einbindung und Change Management:

Commitment und Unterstützung auf Führungsebene und strategischem Level gewinnen, um die optimale Anwendung der Prozesse zur strategischen Beschaffung zu sichern.

9. Prozess, Richtlinien und Risiko:

Gemeinsame Definition von Prozessen und Richtlinien, um Einkaufsaktivitäten, die Leitlinien des Risikomanagements und regulatorische Anforderungen zu steuern.

10. Technologie und Insights: 

Sicherstellen, dass der gesamte Source-to-Contract-Zyklus durch entsprechende Technologie unterstützt wird, in Echtzeit Daten zu Ausgaben und Verträgen zur Verfügung gestellt werden sowie proaktiv die Compliance gewährleistet wird.

Procurement Excellence: Einkauf für die Zukunft

Die Procurement-Excellence-Strategie von Efficio hat fast unmittelbar Ergebnisse erzielt. Das neue Team hat bereits jährliche Einsparungen in Höhe von £ 5,8 Mio. erzielt, bedeutende Zukunftschancen identifiziert und sich als gut organisierter und professioneller Einkauf etabliert, der alle Erwartungen übertrifft.

Über den Autor

Tim von der Decken Vice President

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