5 Schritte zur Sicherung einer robusten und kostengünstigen MRO-Lieferkette

Autor: Adi Bijedic
Produktionsunternehmen sind von einer zuverlässigen Belieferung mit Ersatzteilen abhängig, damit ein konsistenter Fertigungsablauf gewährleistet werden kann. Wie können Unternehmen in diesem Bereich, der bekanntermaßen schwer zu managen ist, die Beschaffung von MRO-Teilen verbessern und gleichzeitig einen kostengünstigen Ansatz sicherstellen? In diesem Artikel betrachten wir fünf entscheidende Schritte, die wichtig für das Management der MRO-Lieferkette sind. 

Für Produktionsunternehmen gehören MRO-Ersatzteile (Maintenance, Repairs and Overhaul, dt. Wartung, Reparatur und Betrieb) zu einem der wichtigsten Bereiche, in dem Kosten entstehen. Ohne effektives MRO-Management riskieren Unternehmen längere Produktionsausfallzeiten, steigende Ausgaben aufgrund ungeplanter Käufe und ausufernde Lagerbestände, was sich suboptimal auf das Betriebskapital auswirkt. Ein Kostenbereich, der einen so großen Einfluss auf die Unternehmensleistung hat, sollte umsichtig verwaltet werden. Ein effektives MRO-Management sollte nicht nur Kosteneinsparungen berücksichtigen, sondern auch einen Beitrag zur Unternehmensstrategie und -stabilität leisten.

Für Produktionsunternehmen ist die Kostenbasis von MRO-Gütern oft kompliziert, fragmentiert und basiert auf historischen Entwicklungen. Es ist natürlich entscheidend, Beschaffungskontinuität auch im Falle von Kosten für mögliche Produktionsausfälle zu gewährleisten. Dies steht jedoch nicht im Gegensatz zu Kosteneinsparungen, die erzielt werden, wenn der MRO-Beschaffungsprozess effizienter gestaltet wird. In diesem Artikel betrachten wir fünf entscheidende Schritte für eine effektive MRO-Beschaffung.

1. Verbesserung der Datensituation

Als ersten Schritt ist es wichtig, die Datenqualität zu kennen. Für ein effizientes MRO-Management sollten die Daten zusammen mit detaillierten Informationen bezüglich verfügbarer Ersatzteile durch die ERP-Systeme sorgfältig erfasst werden. Dies sollte mindestens Daten über den Originalhersteller (OEM) und die OEM-Teilenummer für jede SKU enthalten. Wenn Informationen nicht mit den entsprechenden Details zur Verfügung stehen, wird dies in vielerlei Hinsicht negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Zunächst wird es dazu führen, dass die Produktion nicht ihre Aufgaben erfüllen kann. Ersatzteile können möglicherweise nicht am richtigen Platz gelagert werden oder stehen bei Bedarf nicht zur Verfügung, was zu Produktionsausfall führt. Zweitens bindet es unnötigerweise Betriebskapital durch zu große Lagervorräte an nicht benötigten Teilen. Und schließlich verhindert es, dass der Einkauf effiziente Ausschreibungsverfahren durchführen und angemessene Preisvereinbarungen erzielen kann. Eine Sicherstellung der Datenqualität ist demnach entscheidend für ein effizientes MRO-Management.

2. Eine maßgeschneiderte Strategie entwickeln 

Nicht alle Ersatzteile sind gleich, und sie sollten entsprechend behandelt werden. Während die meisten Befestigungselemente und elektrischen Ersatzteile von einer großen Anzahl von Lieferanten bezogen werden können, ist dies nicht der Fall bei hochwertigen Lagern und Antriebstechnik. Es gibt nicht „die beste Strategie“, die für den gesamten MRO-Einkauf gilt. Eine anfängliche Unterteilung kann durch die Differenzierung zwischen hochspezialisierten Teilen von strategischer Wichtigkeit und häufig bestellten generischen Teilen mit breiter Beschaffungsbasis durchgeführt werden (siehe Abbildung). Durch entsprechendes Unterteilen dieser Teile kann das effektivste Beschaffungsmodell für jede einzelne Produktgruppe ausgewählt werden. 

Zahnräder im Motor

3. Eine starke Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Produktion sicherstellen

Ersatzteile sind wesentlich für den Herstellungsprozess. Bevor eine Einkaufsentscheidung getroffen wird, die den MRO-Bereich betrifft, ist es entscheidend, die Produktion in den Prozess mit einzubeziehen und sich Einblicke in die tagtäglichen Herausforderungen der Produktion zu verschaffen. Die Beschaffungsstrategie sollte in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern der Produktion festgelegt werden, um Versorgungssicherheit zu bestmöglichen Bedingungen zu gewährleisten.    

4. Involvieren von Lieferanten bei der kontinuierlichen Verbesserung

Bei wachsenden Produktionsunternehmen wächst auch der MRO-Bereich. Nach Jahrzehnten der Veränderungen kann es passieren, dass dieser Bereich nicht mehr leistungsfähig genug ist, um den Herausforderungen gerecht zu werden, mit denen sich das Unternehmen konfrontiert sieht. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, müssen die Lieferanten bei den kontinuierlichen Verbesserungsprozessen involviert sein. MRO-Lieferanten verfügen über großes technisches Know-how, das zur Verbesserung von MRO-Prozessen eingesetzt werden kann. Allzu oft kaufen Unternehmen Teile, die sie schon immer gekauft haben, ohne ihre Lieferanten nach Alternativen zu fragen, die durch niedrigere Einkaufspreise, höhere Lebensdauer oder niedrigere Energiekosten einen zusätzlichen Mehrwert bringen können. Das könnte nicht nur zu Kosteneinsparungen führen, sondern auch die Leistung erhöhen und die Abhängigkeit von spezifischen OEM-Produkten (engl. Original Equipment Manufacturer, dt. Erstausrüster) reduzieren. Darüber hinaus sind Lieferanten in der Lage, bei der Verbesserung der Bestandsverwaltung und der Überprüfung betrieblicher Prozesse zu helfen. Werden Lieferanten in diese kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen einbezogen, können sie aufgrund ihres technischen Know-hows die Ergebnisse beschleunigen und verbessern.

5. Fokus auf Total Cost of Ownership (TCO, dt. Gesamtkosten des Betriebes)

Viele Faktoren beeinflussen die MRO-Gesamtkosten. Abgesehen vom Kaufpreis müssen Faktoren wie z.B. die Produktlebenszeit und der Wartungsaufwand unbedingt in Betracht gezogen werden. In allen Bereichen des Einkaufs spielt das TCO-Verfahren eine wichtige Rolle, dies ist aber insbesondere im MRO-Bereich der Fall. Die anfallenden Arbeitskosten für das Ersetzen eines Teils betragen unter Umständen ein Vielfaches des Einkaufspreises, der für das eigentliche Teil bezahlt wurde. So werden möglicherweise alle vorherigen Einsparungen wieder aufgehoben. Aufgrund der wesentlichen Rolle, die das TCO-Verfahren bei der MRO-Beschaffung spielen sollte, gewinnt die Zusammenarbeit mit Stakeholdern der Produktion und den Lieferanten sogar noch weiter an Bedeutung. Der Einkauf allein ist nicht in der Lage, die Ausmaße hier einzuschätzen. Um die Prozesse umfassend zu verstehen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist ein Input von Seiten der Produktion und der Lieferanten von entscheidender Wichtigkeit.

Optimieren Sie Ihre MRO-Lieferkette

Unternehmen, die einen gut organisierten MRO-Prozess einrichten können, werden in der Lage sein, Produktionsausfallzeiten auf ein Minimum zu beschränken, die Einkaufspreise für hochlaufende Teile zu senken und ihre Betriebskapitalposition zu verbessern. Angesichts des großen Einflusses von MRO auf die Produktionsleistung, ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre MRO-Strategie zu überdenken. Durch Einschätzung der aktuellen Situation und Ermittlung der Bereiche, in denen Verbesserungen in Hinblick auf die fünf oben aufgeführten wichtigen Schritte möglich sind, können Unternehmen die Basis für eine widerstandsfähige und effektive MRO-Lieferkette schaffen.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Stijn van Doorslaer, Senior Consultant bei Efficio.

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Kostenoptimierung im Schadenmanagement
Leitfaden
Kostenoptimierung im Schadenmanagement

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